לאור שיעורי ההדבקות וההגבלות הקיימות, אירועים היברידיים מציעים למתכנני אירועים אפשרות ריאלית להמשיך ולארגן כנסים, פגישות, תערוכות, טקסים וכל זאת מבלי לסכן את המשתתפים.
איך הפכו כנסים היברידיים לפתרון המושלם בתקופת הקורונה?
זה התחיל בכל ההגבלות שהחיים בסימן מגיפה הכניסו לחיינו:
- ריחוק חברתי– בתחילת הדרך עלה הצורך בריחוק חברתי, מה שהפך את כל הנושא של אירועים רגילים לפחות משתלם כלכלית, שכן היו מגבלות הנוגעות לקיבולת ולכמות מקסימלית של אנשים בכל אירוע. מגבלות אלו גרמו למפיקים ולמקומות אירועים לנפח את המחירים או לחשוב על פתרונות יותר יצירתיים כדי להחזיר את ההשקעה.
- רתיעה– הדרישה לכנסים עדיין קיימת באותה מידה, אולם החשש להידבקות בנגיף גרם לרבים מהמוזמנים שלא להגיע או לחשוש מאירועים שדורשים נוכחות פיזית באופן כללי. עבור מפיקי כנסים זה היה מחסום נוסף שמשפיע על מידת הנוכחות ויכול להפוך את ההשקעה לפחות משתלמת.
- סגרים– לאורך תקופה ארוכה ההנחיות הממשלתיות היו להישאר בקרבת הבית ולא לנסוע לשום מקום. כמו כן, גם הטיסות בוטלו והומלץ שלא לטוס לחו"ל שלא צורך, מה שהקשה כאשר הכנס היה בינלאומי. מעבר לכך, נושאים כמו תו ירוק, בדיקות וכדומה רק היקשו על קיום כנסים באפן גמיש.
- הגבלות שמשתנות במהירות– האתגר הגדול שעמד בפני מפיקי כנסים או אולמות אירועים הוא חוסר הוודאות. עם הגבלות שמשתנות במהירות, בהתאם לווריאנט ולשיעורי הדבקות, מארגני אירועים מהססים אם להתחייב לאירוע בתאריך מסוים, שכן לא יכולים להיות בטוחים אם הוא אכן יצא לפועל.
אז מהם אירועים היברידיים בעצם?
עם כל ההגבלות והחששות המובנים, עדיין היה צורך לחשוב על פתרונות יצירתיים אשר כן יאפשרו לקיים כנסים.
כאן כנסים היברידיים נכנסים לתמונה, ואם שאלתם את עצמכם למה הכוונה, הרי שמדובר בסוג של אירוע מאורגן שמשלב בין העולם הפיזי לדיגיטלי.
כלומר – חלק מהמשתתפים נוכחים באירוע באופן פיזי, והחלק השני צופה ומשתתף מרחוק.
העיקרון הבסיסי שמנחה מארגני כנסים היברידיים הוא לאפשר הן למשתתפים הדיגיטליים והן למשתתפים הפיזיים ליהנות מחוויה דומה מכל הבחינות, החל באיכות הצפייה, דרך איכות התקשורת ועד איכות הגישה למשתתפים האחרים.
כנסים היברידיים ומאפייניהם
כנסים היברידיים הולכים וצוברים תאוצה במהלך השנים האחרונות, אך תקופת הקורונה ללא ספק נתנה לתחום זה דחיפה קלה אל החזית.
הטכנולוגיה של כנס היברידי יכולה לשחזר כל היבט של כנס רגיל באופן מרשים, תוך שימוש בכלים מתקדמים שמטרתם להפוך את החוויה למציאותית ככל האפשר עבור כל המשתתפים.
בכנס היברידי נהוג שהמנחים או הנואמים נוכחים פיזית במקום האירוע, יחד עם מספר מוגבל של משתתפים, כאשר המשתתפים הדיגיטליים, אינם מוגבלים רק לצפייה בשידור חי של הכנס, אלא יכולים להיות שותפים אמיתיים.
משתתפים בכנסים היברידיים יכולים למעשה לקיים אינטראקציה בדרכים שונות כמו למשל על ידי אפליקציות סלולריות היברידיות, שמציעות להם חוויה וירטואלית מלאה, שבמהלכה הם יכולים לראות את המשתתפים בכנס ואפילו לתקשר איתם, ממש כפי שהיו עושים אילו היו מגיעים לכנס פיזי.
מהם היתרונות של כנסים היברידיים?
לכנס היברידי יש לא מעט יתרונות, מה שבהחלט הופך אותו לאופציה מועדפת ופופולרית, ביניהם:
- רווחיות– בניגוד לכנסים פיזיים אשר מוגבלים מבחינת כמות המשתתפים בהתאם לקיבולת האולם, בכנס היברידי אין הגבלה על כמות המשתתפים הווירטואליים, מה שאומר שלכנסים אלו יש פוטנציאל להיות רווחיים יותר.
- ידידותיות לסביבה– המשתתפים הווירטואליים נהנים מחוויה אינטראקטיבית מהשורה הראשונה, וכל זאת מבלי לנסוע לשום מקום. לכן טביעת הרגל הפחמנית של הכנס הולכת וקטנה. אין ספק שמדובר באירוח ירוק ובר קיימא.
- נגישות לשווקים חדשים– מאוד קל להשתתף באירוע היברידי וההזדמנות ללמוד ולשתף ידע הופכת לנגישה יותר עבור אנשים רבים ברחבי העולם. בשורה התחתונה, הפוטנציאל לחשוף את העסק לקהלי יעד פוטנציאליים באזורי זמן חדשים ואחרים, גדול יותר.
מה חשוב לדעת כאשר מתכננים כנס היברידי?
הפוטנציאל של אירועים היברידים עצום, מה גם שתחום זה נמצא במגמת צמיחה.
עם זאת, אין להקל ראש בנושא, מכיוון שהפקת אירוע היברידי דורשת ארגון ותכנון קפדניים לחלוטין.
חשוב מאוד לשים דגש רב על איכות ועל אינטראקטיביות ברמה הגבוהה ביותר, עבור כלל המשתתפים, פיזיים ודיגיטליים כאחד.
עליכם לבדוק שאתם עובדים עם טכנולוגיה ברמה הגבוהה ביותר, ללא רבב ושהתוכן של הכנס מועבר למשתתפים בצורה הכי מרתקת שרק אפשר.
נסכם ונאמר,
שלאור העלייה המתמדת בביקוש, אין ספק שאירועים היברידיים, וכנסים בכלל זה, כאן כדי להישאר ולא רק בתקופה הקרובה, אלא לאורך זמן.
הפופולריות שלהם רק הולכת וגוברת, הם תופסים את מרכז הבמה בכל הנוגע לטכנולוגיה וקדמה, והם נותנים פרשנות חדשה לאופן שבו אנו מגדירים אירועים. לסוג זה של אירועים יש פוטנציאל אמיתי ויש שחושבים שהם יהפכו לנורמה של ממש, ככל שאנו מתפתחים ומתקדמים.
