גם חוק החברות וגם פקודת מס הכנסה מחייבים עסקים רבים לתעד באופן מסודר ומפורט את הפעילות הפיננסית שלהם. מעבר לצורך לציית לחוק, יש לחברות אינטרס מובהק להיעזר בשירות הנהלת חשבונות - וזאת מפני ששירות זה מסייע במידה ניכרת לקבלת החלטות נכונות ולמיצוי פוטנציאל ההצלחה.
עוד כדאי לדעת שהשירות שמוגדר כ"הנהלת חשבונות" התרחב מאוד במאה ה-21, כך שמעבר לחלק הטכני של הרישום הוא כולל גם ייעוץ יקר ערך. התועלת של הנהלת החשבונות באה לידי ביטוי בהתנהלות מול רשויות המס, ביחסים עם העובדים ועוד.
ניהול הספרים לפי הוראות החוק
הבסיס של הנהלת חשבונות הוא ניהול ספרים. ישנן שתי שיטות לעשות זאת - השיטה החד צדדית והשיטה הכפולה. הנהלת חשבונות חד צדדית נחשבת לפשוטה: היא כוללת רישום של ההוצאות של העסק ושל ההכנסות שלו, הכנת דוחות מע"מ (אחת לחודש או חודשיים), דוחות מס הכנסה, דוח רווח הפסד ורישום המחזור העסקי. שיטה זו מתאימה לעוסק פטור וכן לעסק שהיקף פעילותו מצומצם ובכל מקרה הוא לא מבצע פעולות פיננסיות מורכבות.
ארגונים, חברות בע"מ ועסקים עם היקף פעילות משמעותי משתמשים בשיטה הכפולה, שנקראת גם דו צדדית. בשיטה זו ישנו רישום כפול של העסקאות ומנגנון שכולל חובה וזכות עבור כל ההוצאות, ההכנסות, ההתחייבויות והנכסים. בזכות התיעוד הכפול ניתן לבצע מעקב צמוד אחרי הפעילות בחשבונות הבנק, תזרים המזומנים, הלקוחות, הספקים וכו'. התיעוד מורכב ומחייב מיומנות רבה, וכמו כן נדרשת ביקורת של רואה חשבון בטרם הגשת דוחות למס הכנסה.
דיווח לרשויות המס וייצוג העסק
בנוסף לרישום המדויק והמדוקדק, שירותי הנהלת חשבונות במרכז כוללים גם את הדיווחים עצמם למס הכנסה, מע"מ ולביטוח לאומי. להקפדה על התנהלות לפי כל הכללים שקובע כל אחד מהמוסדות הנ"ל יש חשיבות רבה, והיא מונעת קנסות מיותרים וקונפליקטים שעלולים לעלות לעסק ביוקר. בהתאם מומלץ להפקיד את מלאכת הדיווח בידי מנהלי חשבונות מיומנים, וכך גם לחסוך זמן יקר וגם להבטיח ראש שקט באמת.
משכורות
תחום נוסף שמחייב תשומת לב ומקצועיות הוא השכר. החשיבות נובעת מ-3 סיבות עיקריות:
* דרישות החוק - למשל לגבי זכויות סוציאליות, מיסוי, הפרשות פנסיוניות ועוד. מאחר שהתקנות משתנות מעת לעת, נדרשת בקיאות של ממש על-מנת להבטיח אפס טעויות.
* שביעות הרצון של העובדים - ההון האנושי הינו משאב שהתרומה שלו להצלחת חברה, כל חברה, משמעותית מאוד. עובדים שמקבלים את השכר בזמן, באופן מסודר ועם תלוש מפורט, הם עובדים שיכולים לסמוך על המעסיקים, שביעות הרצון שלהם גבוהה יותר ובהתאם גם התפוקה שלהם עולה.
* הימנעות מתשלומים מיותרים - שכרם של העובדים, שכאמור כולל לא מעט תוספות בהתאם לדרישות החוק, הוא רכיב משמעותי בהוצאות של כל עסק כמעט. שירות מקצועי במסגרת הנהלת חשבונות מונע תשלומים מיותרים, כמובן מבלי לקפח את זכויות העובדים ומבלי לעבור על אף חוק או תקנה.
מידע יקר ערך לטובת קבלת החלטות מיטביות
עוד סיבה טובה לחשיבות הבחירה הנכונה של שירות הנהלת חשבונות היא המידע הרב שניתן להפיק מדוחות שונים אשר מתקבלים במסגרת השירות.
הדוחות מכילים מידע בהתאם לצרכים הספציפיים של כל לקוח, על סמך הדרישות שלו ועם מגוון רחב של פילוחים אפשריים, כולל דוחות תקופתיים קבועים וניתוחים מעמיקים בנושאים בעלי חשיבות לעסק. בהקשר זה כדאי לזכור שאנחנו נמצאים בעיצומה של מהפכת המידע, כך שבכל חברה וחברה מצטברת אינפורמציה בהיקפים עצומים, בשלל תחומים ובפרט בכל הנוגע להתנהלות הפיננסית. מידע הוא משאב בעל ערך רב, ובפרט אם יודעים להפיק ממנו את התובנות הנכונות, ולשם כך נדרש ארגון מושכל של אינספור הנתונים - פעולה שנכללת כאמור במסגרת הנהלת חשבונות מתקדמת.
התועלות הנוספות של הנהלת חשבונות איכותית
מעבר לבסיס החשוב הנ"ל, כשהנהלת החשבונות מתבצעת על-ידי אנשי מקצוע מיומנים (ונשות מקצוע מיומנות, כמובן), ישנן עוד כמה תועלות חשובות לחברה. ראשית, הגבייה הופכת ליעילה יותר, ואין סיכון שחלק מהסכומים שהלקוחות של העסק התחייבו לשלם לו ילך לאיבוד עקב רישום לא מסודר או שכחה.
שנית, התיעוד המפורט של כל הפעולות הפיננסיות מאפשר למקבלי ההחלטות בעסק לדעת בכל נקודת זמן מהו מצב חשבונות הבנק ומהו הצפי לטווח הקרוב והרחוק מבחינת התחייבויות והכנסות. מידע זה מאפשר שמירה על תזרים מזומנים תקין באופן שוטף, וחוסך לעסק את הצורך לחפש פתרונות מימון עקב תכנון לקוי שמותיר את הקופה ריקה - חיסכון שבא לידי ביטוי גם בזמן (משאב יקר ערך עד מאוד בימינו) וכמובן גם בכסף (שכן גם בשוק אשראי משוכלל עד מאוד ישנה עלות בלתי מבוטלת לכל פתרון מימון).
עוד תחום שההתנהלות בו עשויה להשתפר בזכות הנהלת חשבונות מקצועית הוא ניהול המלאי. גם לניהול מושכל של מלאי המוצרים, האריזות, חומרי הגלם השונים וכו' ישנה תרומה משמעותית לרווחיות העסק, וכמו כן הוא מבטיח אפס תקלות מיותרות.
שירות מקיף
לעסק שזקוק לא "רק" לשירות הנהלת חשבונות אלא גם לרואה חשבון ו/או יועץ מס, מומלץ לקבל את כל השירותים תחת קורת גג אחת - בשיא היעילות ועם מקסימום תועלת.
במקרים אלה החברה יכולה ליהנות משירות כמו תכנון מס שמאפשר לה לעמוד בכל התקנות של פקודת מס הכנסה אבל לא לשלם סכומים מופרזים שלא לצורך, ובפרט לנצל את מסלולי ההטבות השונים שמפרגנת המדינה לעסקים.
שירות נוסף שעשוי להתגלות כקרש קפיצה להצלחה משמעותית הוא בדיקת נאותות לעסק אחר שרכישתו עומדת על הפרק. בדיקת נאותות חשבונאית מונעת קניית "חתול בשק" ומצד שני מסייעת לאתר הזדמנויות משתלמות במיוחד שעשויות להוביל לעליית מדרגה של ממש ולשגשוג ארוך טווח.
